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Guía para el manejo de un documento de convocatoria de financiación

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15 abril 2011 a las 6:00, por

pila de documentación

Gerardo Diego Ontiveros. Flickr

A la hora de abordar una línea de financiación, es mucha la información que tenemos que filtrar para conocer si nos interesa para nuestro proyecto, si cumplimos con el perfil para solicitarla y qué es lo que podemos solicitar y de qué manera. Todo ello está concentrado en el documento de la convocatoria, generalmente publicado en algún boletín oficial.

Y en qué consiste estos documentos: un sin fin de páginas con letra reducida en donde se mezcla leyes, derechos, obligaciones y deberes, etc. Su lectura supone un recurso de tiempo (y por lo tanto de dinero) imposible de aceptar si lo que queremos es obtener la información básica para valorarla, y si nos interesa, en un segundo paso, dedicarle el tiempo que merece. Se trata de ser productivos.

En este post, te enumeramos una serie de consejos que te ayudarán a filtrar de forma rápida y eficaz la información que necesitas del documento. Es recomendable:

  1. Hacer un esquema, ya sea en un Excel o en una tabla en Word, donde recogerás la información básica a modo de resumen.
  2. Utilizar palabras claves para encontrar una información concreta (utiliza el buscador de palabras).
  3. Ten en cuenta como está estructurado el documento: en artículos y puntos.
  4. Apunta las páginas del documento donde está dicha información.

Y en el esquema que prepares, la información mínima que tienes que extraer:

  1. Nombre de la convocatoria. Aunque suene obvio, es necesaria para buscar información en la Red, así como su número de identificación (si lo tiene).
  2. Organismo que la gestiona. Que será a quien le presentemos nuestra proposición y a quien le pediremos asesoramiento en el caso de ser necesario, por lo que extraeremos también los datos de contacto.
  3. Objeto de la misma. Finalidad de la convocatoria, para ver si nuestro proyecto está alineado  con la filosofía de la misma.
  4. Tipos de proyecto financiables. Tipología de los proyectos que entran dentro del objeto y por lo tanto son susceptibles de ser subvencionados.
  5. Tipo de ayuda: Subvención a fondo perdido, crédito o mixta. En función de nuestra solvencia económica, nos interesará más un tipo de ayuda en concreto.
  6. Fecha de apertura de entrega de solicitudes. De suma importante para valorar si tenemos tiempo suficiente para preparar la documentación.
  7. Formato y vía de entrega de la documentación. Si no entregamos la documentación en el formato adecuado, quedaremos fuera, así como la vía de presentación: no es lo mismo presentarlo en formato papel que hacerlo vía telemática.
  8. Deadline. La fecha y hora límite de entrega. Es aconsejable considerarla dos días antes de la finalización de la misma: si algo puede salir mal, saldrá mal.
  9. Importe. Cantidad máxima que podremos conseguir. Por regla general, nos concederán menos de lo indicado en las bases.
  10. Importe subvencionable. Del total del presupuesto de nuestro proyecto, cuánto nos financiará como máximo la línea. Imprescindible para conocer si podremos hacer frente al gasto no subvencionable del proyecto para lograr finalizarlo con éxito.
  11. Gastos subvencionables. Tipos de gastos que cubrirá: personal, equipamiento, fungible, dietas, etc.
  12. Periodos de justificación. Si conseguimos la ayuda, en qué fechas deberemos de presentar las justificaciones.
  13. Cobertura geográfica. Ámbito geográfico donde se ha de desarrollar el proyecto.
  14. Lugar dónde obtener los formularios de solicitud. Dirección física o Web donde obtener los formularios necesarios.
  15. Especificidades de la convocatoria. Otros aspectos a tener en cuenta, como la necesidad de contar con socios estratégicos, tipo de contrato que nos vincula con la entidad gestora, necesidad de aval, etc.

Cuando adquieras prácticas en el manejo de esta documentación, tardarás un 15 minutos en tener toda la información básica, presentada de forma clara y concisa, no solo para ti sino también para otras personas, que te permita una valoración real y rápida  de la convocatoria.

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