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Sistemas tecnológicos en un hotel moderno – parte 4

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30 junio 2011 a las 7:00, por

Conectando sistemas

Conectando sistemas

Una vez analizado en los anteriores artículos de esta serie lo que significa un sistema de gestión de propiedad central, o PMS, en un hotel, y una vez también hemos descrito sus más cercanos y fundamentales sistemas funcionales (los principales módulos operativos internos, el back-office – financial system, etc.), a continuación pasaremos a comentar cómo interactúa nuestro PMS con otras aplicaciones hasta ahora no mencionadas! –pero igualmente esenciales para la gestión interna y eficiente de una unidad hotelera-.

Al igual que ya vimos en capítulos previos, esta interacción básicamente se producirá a través de interfaces informáticos, los cuales permitirán que nuestro sistema central se comunique eficazmente con sus respectivos complementos. Hoy en día, bien sea para manejar las llaves magnéticas y el sistema de apertura de habitaciones en general, bien sea para controlar y gestionar el servicio de Internet de clientes, o bien sea para interactuar con otros sistemas agregados tales como el sistema energético del hotel o la red interna de puntos de facturación, un establecimiento alojativo generalmente no puede (o no debe) prescindir de estas modernas aplicaciones. Muchas de las cuales son programadas y ofertadas por fabricantes tecnológicos independientes, de ahí que los fabricantes pongan especial énfasis en trabajar coordinadamente con el objetivo de garantizar una amplia compatibilidad. Un sistema de PMS hotelero moderno, de una compañía tecnológica puntera en el mercado, actualmente puede brindar cientos de interfaces diferentes! Todas ellas adecuadamente desarrolladas para otras tantas aplicaciones de proveedores independientes.

Algunas de estas aplicaciones pueden ser las que a continuación vamos a enumerar, por tanto describiremos las mismas brevemente para que los que no están tan familiarizados con una operación hotelera moderna entiendan un poco mejor qué son o qué finalidad cumplen exactamente en el hotel:

  • Servicios de Internet y telefonía IP. Con la rápida evolución de las tecnologías aplicadas a la industria hotelera, hoy en día, además de las ya muy conocidas redes Wifi para dar servicio de Internet a los huéspedes de un hotel, también podemos encontrarnos centralitas telefónicas vía IP, esto es, con tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol por sus siglas en Inglés). Las cuales, entre otras muchas ventajas, permiten al hotel comunicar en una misma red los servicios de voz y de datos (ahorrando significativamente en la partida de gasto de comunicaciones). Del mismo modo cada vez son más los hoteles que instalan e integran en esta tecnología sistemas de vigilancia o videoportero, con el objetivo de supervisar mejor los accesos a la instalación hotelera y los puntos sensibles de esta. Y naturalmente, nuestro sistema hotelero de gestión central o PMS, pues tendrá que tener acceso a todas las aplicaciones mediante las cuales manejemos estos servicios. Lo que se logra a través de una interfaz específica y compatible en cada caso, acorde a lo explicado más arriba en este mismo artículo.
  • Servicios de entretenimiento y VOD (Video On Demand por sus siglas en Inglés). De igual forma hoy son realidades tecnológicas, totalmente desarrolladas y operativas en muchos establecimientos, los denominados sistemas avanzados de entretenimiento para la habitación (juegos, utilidades varias para el cliente, etc.), así como los sistemas de televisión vía IP, por citar dos ejemplos más. Sistemas estos últimos mediante los cuales es posible ofrecer a nuestros huéspedes amplias ofertas de televisión, películas a la carta, Internet integrado en el propio televisor, etc. Y sistemas los nombrados que como es lógico también precisan de su correspondiente interfaz en aras de estar debidamente conectados al PMS central de la unidad hotelera.
  • Sistemas de acceso y control (cerraduras electrónicas). Otro sistema que tiene que estar perfectamente acoplado al PMS hotelero, y que entra dentro de la categoría que aquí describimos, bien puede ser el sistema que gestiona en nuestro hotel todo lo relativo a las cerraduras, las llaves personalizadas y los accesos varios controlados electrónicamente. Estas aplicaciones facilitan la gestión y los diferentes niveles de permiso para acceder tanto a las habitaciones como a todas aquellas dependencias dentro de la instalación hotelera que tengan un sistema de entrada electrónico: almacenes, oficinas, cuartos eléctricos o espacios interiores de uso sensible y restringido, etc.
  • Sistemas de mantenimiento y gestión energética. Cada vez más demandados en los hoteles actuales, estos sistemas permiten organizar de una manera eficiente y planificada todas las tareas de mantenimiento y reparación que desde el departamento de servicios técnicos, y en coordinación con otras áreas internas del establecimiento, se ejecutan. Para ello es muy importante que la comunicación entre servicios técnicos y (principalmente) recepción / ama de llaves dentro del hotel, se realice adecuadamente. De ahí, que un satisfactorio enlace funcional entre estos sistemas de mantenimiento, y los módulos de front-desk y habitaciones, pues sea indispensable. Esto hará además que el PMS central de la unidad siempre cuente con una información detallada y actualizada, lo cual permitirá al equipo gestor una operativa precisa y acertada… De la misma manera, los sistemas modernos de control y supervisión energética se conectan al sistema central, no solo para sincronizar información de cara a reportes, consumos, etc., sino también para poder obtener una adecuada visión general del hotel, de su ocupación, de la distribución de clientes alojados por zonas o pisos, y así posibilitar la toma de decisiones respecto a climatización, desconexión de dispositivos eléctricos, iluminación, entre otras acciones posibles.

Dicho todo esto, veamos ahora cómo quedaría el esquema general de sistemas, en el hotel modelo que venimos describiendo a lo largo de las diferentes partes de esta serie dedicada a los sistemas tecnológicos de una unidad hotelera:

Como vemos, ya el conjunto de nuestros sistemas en el hotel va cogiendo forma, sobre todo a nivel hotel (que es donde mayormente nos hemos centrado con los artículos de esta serie publicados hasta el momento).

En el siguiente capítulo comenzaremos a prestar más atención a los sistemas externos (herramientas de ventas, canales de distribución comercial, website, etc.), sin olvidar en ningún caso como todos ellos interactúan y se conectan con nuestro hotel y sus usuarios profesionales.

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