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El Factor Riesgo en los proyectos

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29 marzo 2012 a las 14:00, por

"Swiss tightrope walker Freddy Nock", Pinterest

Generalmente, cuando hablamos de Project Management nos centramos en la triple restricción: tiempo, coste y alcance.

Suele nombrarse sólo de pasada un área de gestión de proyecto tan importante como es la Gestión del Riesgo. Ésta debiera tener una importancia equivalente a la de la triple restricción, pues puede condicionar o directamente condenar el logro de cualquiera de ellas.

¡O incluso su conjunto!

Una correcta Gestión del Riesgo nos permitirá:

  • Generar conciencia de que existe el riesgo y de que debe ser gestionado.
  • Alinear e integrar al equipo de proyecto con respecto a las respuestas al riesgo.
  • Detectar la totalidad de los riesgos y las formas de mantenerse alerta.
  • Evaluar los riesgos detectados clasificándolos y priorizándolos.
  • Estar preparado ante la activación de los riesgos (Planes de Contingencia).
  • Tener un Plan de Proyecto más sólido y menos vulnerable.

Como en casi cualquier área de gestión, la de riesgos demanda el esfuerzo y la implicación de todos los stakeholders, con el problema añadido de que no suele ser una cuestión asimilada ya en los equipos, por lo que llevará asociado un proceso de “educación” para vencer la resistencia hasta lograr la madurez del equipo.

Esta resistencia puede darse por creer que la gestión de riesgos sólo sirve para rellenar papeles, o incluso peor aún, que se hace para justificar el puesto del Project Manager. Una de las vías más eficaces y útiles para vencer este rechazo es realizar un Taller de Riesgos. Es doblemente útil, pues por un lado permite involucrar al equipo en la Gestión de Riesgos haciendo que la acepten y sean conscientes de su importancia; y por otro lado, permite elaborar un completo listado de riesgos inicial. Se suele trabajar en modo “tormenta de ideas”.

Una vez obtenido este listado se pasa a una segunda fase de Taller donde se revisan y depuran los riesgos de manera particular, para posteriormente ponderarlos y ordenarlos (tanto por probabilidad de ocurrencia como en impacto).

Con el fin de no dejar fuera ningún aspecto se realiza un Risk Breakdown Structure, que consiste en una estructura donde se ordenan los riesgos por clase, permitiendo un desglose amplio y completo. Con toda esta información se crearán para cada riesgo los Planes de Riesgo, Planes de Acción o Planes de Contingencia. De forma que no hayan dudas en cuanto a maneras de proceder, encargados, etc. en el caso de que se produjera el riesgo.

Estos planes dotan de seguridad al conjunto al apoyar con documentación cuestiones sobre detalles y estrategias no incluidos en otros documentos. Es además un complemento ideal para el resto del Plan del Proyecto, aportando otro enfoque y dando luz a áreas y condiciones que de otra forma podrían quedar descuidadas.

  • Como no podía ser de otra manera, en la identificación de riesgos nos podemos encontrar con los siguientes problemas:
  • Demasiado optimismo en el inicio del proyecto, tendiendo a minimizar los impactos y probabilidades de ocurrencia.
  • Falta de información y visión optimista, creyéndose fácil la ejecución de las respuestas a los riesgos.
  • Intereses (políticos o de cualquier naturaleza) que obliga a eliminar riesgos del listado.
  • Tabúes.

Estos problemas pueden volver inútil el esfuerzo, así que aunque suene redundante, tengamos también en cuenta los riesgos inherentes a la Gestión de Riesgos.

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