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El Reporting de la Estrategia a través del Cuadro de Mando Integral

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19 marzo 2012 a las 5:00, por

Estrategia

Una de las principales funciones del Cuadro de Mando Integral es su uso para comunicar el avance de la Estrategia a la organización.

El proceso de reporting de la estrategia tiene tres fases:

  • Preparación del informe, antes de la reunión
  • Las reunión de revisión de la estrategia
  • Comunicación de los resultados a la organización

1. Preparación del informe antes de la reunión:

El informe de revisión de la estrategia tiene los siguientes componentes:

  • Resumen general del estado del mapa estratégico
  • Resumen del estado de cada indicador
  • Resumen del avance de cada iniciativa
  • Resumen del cumplimiento de cada objetivo
  • Recomendaciones y plan de acción

En la preparación deben participar los responsables de cada uno de los objetivos, indicadores y metas, así como el responsable de la oficina de gestión de la estrategia que lidera todo el proceso. Al principio la captura de los datos será pesada, pero a medida que avanza el proceso se irán disponiendo de automatismos que permitirán que el trabajo necesario sea cada vez menor. Una vez recogidos los datos, es necesario hacer una valoración o interpretación cualitativa de los mismos para extraer conclusiones y proponer un plan de acción que será presentado en la reunión de revisión de la estrategia. Finalmente, será necesario definir una regla que permita asignar un status (rojo, amarillo o verde) a cada indicador, iniciativa y objetivo para ser presentado en la reunión junto con el plan de acción propuesto. Es importante, sobre todo en las primeras reuniones:

  • Manejar con cuidado el status, para que refleje la realidad y no sea únicamente el resultado de una operación matemática.
  • Entender que el status rojo no significa “mal rendimiento”, ni mucho menos la necesidad de encontrar un culpable, sino que “el equipo tiene que hacer algo”.

2. La reunión de revisión de la estrategia

Las  primeras reuniones de revisión de la estrategia pueden ser difíciles, ya que son bastante diferentes de las típicas reuniones operativas. Es importante aprovecharlas para ir aprendiendo el proceso. Es importante que las reuniones estén bien preparadas, y que se defina bien el proceso, para que de tiempo a analizar los problemas, definir el plan de acción y asignar los responsables de llevarlo a cabo.

3. Comunicación de resultados

Además de comunicar las conclusiones a los asistentes, es necesario actualizar al resto de la organización con los aspectos del avance de la estrategia que correspondan. Además, será necesario establecer el mecanismo para recibir el correspondiente feedback por parte de los empleados de la organización.

En resumen, el marco de trabajo del Cuadro de Mando Integral nos proporciona una herramienta para comunicar el avance de la estrategia. En este proceso deben estar implicados los responsables de los indicadores, iniciativas y objetivos, y para hacerlo bien, debe prepararse con cuidado, aprender en las reuniones y comunicar los resultados a la organización.

Gracias a esta herramienta disponemos de un marco para revisar el avance de los objetivos estratégicos. Si el valor real de los indicadores es muy diferente al valor de la meta será necesario actuar. Quizás revisando el avance de las iniciativas, incluyendo iniciativas nuevas o bien verificando si las metas planteadas eran realistas. En cualquier caso, el objetivo último de este proceso es generar discusión, hacer correcciones y determinar los siguientes pasos en la implantación de la estrategia.

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