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La elección de la herramienta para la Gestión de Proyectos

2 comentarios

15 marzo 2012 a las 11:00, por

Tools, en Flickr.

¿Conozco todos los proyectos de mi organización? ¿Sé qué recursos tengo asignados a cada proyecto? ¿Conozco qué problemas tiene cada uno? ¿Tengo controlados los que sufren retrasos y/o sobrecostes? ¿Mis recursos están ociosos o sobrecargados?

Demasiadas preguntas, ¿no? Cada organización es un mundo, pudiendo funcionar de forma centralizada o descentralizada, con una estructura vertical u horizontal, coordinándose de ésta o aquella manera…

La gestión de proyectos implica controlar un gran número de variables, haciendo que la mejor manera de aplicar los principios del Project Management sea mediante un software de gestión de proyectos.

Actualmente existen en el mercado infinidad de programas dedicados a este fin. Tantos que lo más probable es que nos perdamos cuando empecemos a analizar unos y otros en busca del que más se adapte a nuestras necesidades, así que lo primero que debemos tener claro es qué es lo que exactamente necesitamos.

No es lo mismo gestionar proyectos de manera independiente cada uno con sus propios plazos, costes y recursos, que gestionar un pipeline con gran cantidad de proyectos compartiendo recursos o costes entre ellos. En el segundo caso entran en juego criterios de priorización, gestión de riesgos, etc.; de modo que el sistema se complica, haciendo casi imposible el uso de herramientas de software libre, las cuales suelen tener limitaciones respecto al número total de proyectos, de tareas o de recursos, limitando la escalabilidad.

Por lo tanto para un volumen importante de proyectos se hace casi indispensable el uso de herramientas de software de pago. Tanto entre las de pago como entre las de software libre encontramos  aplicaciones de escritorio y aplicaciones web. En reglas generales podemos decir que las aplicaciones de escritorio permiten un mejor aprovechamiento del equipo con menores tiempos de desarrollo o respuesta, no dependencia de la conexión a internet, algunos software permiten trabajar también de manera online, etc. Y las aplicaciones web podemos decir que no requieren instalación especial en los equipos, permiten el acceso a la última y mejor versión, copias de seguridad, etc.

La idoneidad de una u otra opción dependerá de las características de la empresa y sus proyectos.

Independientemente de cuáles sean nuestras condiciones y de quién sea el software elegido, sí resulta de vital importancia el realizar la gestión de manera centralizada, pues facilitará la tarea del Project Manager, pudiendo éste tener una visión global que le permita tener todas las variables bajo control. Para los recursos sabrá su utilización, disponibilidad y asignaciones. Para el portfolio de proyectos sabrá el estado y situación de cada caso particular. Etcétera.

De esta forma con la ayuda de la herramienta podrá gestionar de forma integral los proyecto (tareas, costes y recursos), en busca de la mayor eficiencia y éxito del conjunto.

Por lo tanto y partiendo de la base de que existen multitud de herramientas de gestión de proyectos, el problema estribará en seleccionar la más adecuada para nuestras necesidades teniendo en cuenta factores tecnológicos, metodologías, posibilidad de integración con el resto de sistemas de la organización…

2 comentarios 

  1. Pingback: Procesos clave del Project Management | Blog TRW

  2. Jorge 12 noviembre 2012 - 17:11

    Muy buen articulo…pasate por mi blog, hablo del project management information system.

    Depronto algo será útil :) http://pmis-sosw2012-2.blogspot.com/

    Saludos

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