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Planificaciones “flexibles”

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1 marzo 2012 a las 5:00, por

Flexibilidad

Generalmente cuando se habla de planificar un proyecto dentro del Project Management se piensa en un cronograma o diagrama de Gantt. Pero no, ¡es mucho más que eso!

La planificación en términos generales tiene que ver con el desarrollo completo de un plan. Es decir, con hacer una estimación de fases, tareas y tiempos que serán asignados a los recursos disponibles para completar con éxito los objetivos de un proyecto cumpliendo con las restricciones previstas (coste, tiempo y alcance).

Hablando de proyectos es interesante comentar que lo más importante no es la planificación que se acepta al inicio del proyecto, lo realmente importante es determinar si ésta es realmente la correcta, o mejor aún, si conforme se van desarrollando los acontecimientos ésta se va ajustando a lo estimado inicialmente.

Es usual que se dedique un gran esfuerzo en el desarrollo del cronograma inicial, estudiando las hipótesis, valorando rendimientos y tiempos, revisando relaciones entre tareas, etc., de forma que al final del proceso podamos hacer una estimación de cuál va a ser la duración del proyecto y cómo se va a desarrollar éste.

Sería suficiente si viviésemos en un mundo perfecto, pero la realidad no es ésta. Los proyectos están continuamente siendo afectados por multitud de situaciones tanto internas como externas que modifican el entorno a través del cual fue realizada su planificación inicial.

Por ésta razón es de vital importancia comprobar si las hipótesis inicialmente planteadas se confirman, y si las estimaciones teóricas que tan bien aguanta el papel (¡el papel lo aguanta todo!) se van constatando con la realidad. Eso obliga al Project Manager a realizar una efectiva gestión de seguimiento del proyecto y a estar continuamente comprobando tanto lo que ha sucedido como lo que se prevé que sucederá (y esta previsión puede ahora variar de la previsión que hicimos al inicio).

Esto no quiere decir que lo que planifiquemos al comienzo de un proyecto va a ser inexacto por definición, ¡no!. Simplemente quiere decir que no debemos dedicarle más tiempo del estrictamente necesario a hacer una estimación lo más acertada posible. Conforme crezca nuestra experiencia como Project Managers, también crecerá nuestra capacidad de ser cada vez más exacto en las planificaciones.

Para una correcta gestión necesitamos control a tiempo real, para lo cual se deben implementar los sistemas de comunicación adecuados de forma que el Project Manager disponga de la información adecuada de lo que ha pasado y lo que está pasando en “su” proyecto, y con esa información podrá validar las estimaciones pasadas o realizar los cambios/ajustes que considere.

Parece lógico pensar que en proyectos de media o larga duración, la precisión en las estimaciones no será la misma cuando se trata de tareas inminentes que cuando pretendemos estimar otras que se producirán no a tan corto plazo.

A partir de esta idea se esta idea se desarrollan sistemas de control temporal basados en el concepto de “interactive schedule” o agenda interactiva. Ésta consiste en a partir de una planificación global ajustada, trabajar exhaustivamente sobre las tareas inminentes (dividiendo el proyecto en fases cortas), de forma que el esfuerzo se centre en optimizar al máximo los recursos en la fase estudiada y al finalizar ésta, volver a estudiar el resto de tareas futuras pendientes.

De esta manera conseguimos una visión a largo plazo pero actuamos en el corto plazo, por lo que obtenemos resultados inmediatos.

También son importantes ventajas tanto el conocimiento profundo del proyecto como de lo que pudiera suceder. Ambos factores facilitan la toma de decisiones, pudiendo priorizar recursos con mayor efectividad y ayudando a combinar dos conceptos complementarios como son:

  • El “nice to have”: lo que me gustaría que tuviera el proyecto pero no es absolutamente necesario.
  • El “must”: el núcleo duro del proyecto y que es obligatorio para conseguir los objetivos del proyecto.

En resumen: la planificación inicial de un proyecto es importante, pero tanto o más importante es el llevar un exhaustivo seguimiento del mismo para estar siempre en condiciones de aplicar los ajustes necesarios a las estimaciones que inicialmente se realizaron con el fin de alcanzar con éxito el objetivo buscado.

 Así que a pesar de lo que tengamos inicialmente, ¡estemos atentos a lo que sucede y tengamos cintura para las modificaciones!

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