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Procesos clave del Project Management

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23 marzo 2012 a las 12:00, por

¿Qué metodología escoger?

Para tener éxito en la Gestión de Proyectos, además de tener la herramienta adecuada es importante recurrir a las mejores prácticas del mercado y aplicarlas (mejorándolas) a nuestro caso particular. Estas prácticas por lo tanto deben ser modulables, de forma que puedan adaptarse a la infinidad de tamaños o complejidades de nuestros proyectos. Han sido varias las organizaciones que han desarrollado metodologías para el Project Management: PMI, ISO, Prince 2, APM, etc.

En el siguiente post queremos describir los procesos clave dentro de dichas metodologías, para lo cual me he basado en el PMBOK® del PMI, pues según mi criterio es el más completo además del más usado y la referencia del mercado:

  1. Seguir un arranque estructurado. Realizar un estudio de viabilidad financiero, tecnológico, de recursos, estratégico y de negocio para el proyecto, con el fin de prevenir riesgos, asignar prioridades y obtener el apoyo necesario para alcanzar el éxito.
  2. Planificación del Proyecto. La planificación debe ser exhaustiva y completa (lo cual no quiere decir extensa ni desmesurada) además de flexible. En el desarrollo de la misma deben involucrarse todos los stakeholders para discutir acerca de los objetivos, entregables, identificar los riesgos, etc.
  3. Realización de Auditorías. Se realizarán reuniones y auditorías frecuentes para evaluar los entregables además del estado y progreso del proyecto. Medir el progreso real versus el costo y tiempo es muy importante, al igual que realizar mediciones de calidad. Toda auditoría debe constar de las siguientes etapas: planificación, realización según procedimiento y plan definidos, evaluación de resultados, redacción de informe y propuesta de medidas correctivas de ser necesario.
  4. Gestión de los Recursos Humanos. La correcta utilización de las “técnicas blandas” y el uso adecuado de las habilidades interpersonales son factores críticos en la gestión de proyectos.
  5. Estimaciones de Costes y Tiempos.  Constituyen la parte más difícil de la planificación de un proyecto, y es casi más un arte que una ciencia. Muchas organizaciones venden sus proyectos de acuerdo a lo establecido por la directiva sin realizar una estimación “bottom-up”, lo que producirá importantes variaciones y el correspondiente descontento. Existe una relación directamente proporcional entre el aumento del tamaño/duración de los proyectos y la disminución  éxito en los mismos, lo que hace evidente que la estrategia de dividir los grandes proyectos en varios pequeños mitiga los riesgos y hace más sencillo estimar el alcance, coste y tiempo de los mismos.
  6. Practicar un estricto Control de Cambios. Independientemente del tamaño del proyecto y para evitar desviaciones en el alcance, deberemos ser rigurosos en lo que respecta al Control y Seguimiento de los Cambios, con la finalidad de proteger la viabilidad del proyecto en los términos en los que fue definido. Cuando se solicita formalmente un cambio implica que dicho cambio está fuera del alcance acordado en la definición del Proyecto o de los requerimientos y solicitudes detallados durante el análisis. Si en la fase inicial no se definió correctamente el alcance durante la ejecución será tremendamente difícil administrar el mismo. Puede incluso dar lugar a problemas con el cliente si éste entiende que el cambio esta dentro de lo inicialmente previsto.
  7. Eventualidades. Lo primero y fundamental es no mezclar (al menos sin identificar claramente) las eventualidades o problemas que tenemos en cuenta a la hora de estimar la duración de una tarea. Estas eventualidades deben ser claramente identificadas y manejadas para evitar el efecto de la famosa “Ley de Parkinson”. El método de la Cadena Crítica sitúa todas estas eventualidades en unos máximos compartidos para todo el proyecto y de uso o acceso exclusivo para el Project Manager. De no utilizar éste método, también puede hacerse mediante estimaciones utilizando PERT, Simulación de Montecarlo o simplemente tomando un porcentaje adicional del total de costo o tiempo.
  8. Outsourcing. Para realizar una adquisición o outsourcing se deben seguir los siguientes pasos:
  • Planificación de las adquisiciones. Donde crearemos el plan de gestión de las adquisiciones, definiremos el alcance y tipo de contrato junto con las condiciones y términos del mismo; y elaboraremos los documentos de compra.
  • Efectuar las adquisiciones. Donde identificaremos los potenciales licitadores, les enviaremos la documentación para posteriormente recibir las ofertas de los interesados, entablar negociación en caso de ser necesario y firmar el contrato.
  • Administrar las adquisiciones. Consistirá principalmente en asegurarnos de que se cumplen las condiciones del contrato, realizar inspecciones y auditorías de control y realizar los pagos una vez aprobadas las facturas.
  • Cerrar las adquisiciones. Completar el informe final de desempeño del contrato, recoger la documentación del proyecto y cerrar por separado todos y cada uno de los contratos de la adquisición o outsourcing.

Éstos son los conceptos y temas clave que deben considerarse en el Project Management, aunque no olvidemos aplicarlos siempre desde el sentido común, la experiencia y la intuición, pues al fin y al cabo éstos son más importantes que cualquier metodología o concepto teórico.

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Consultoría directiva turística especializada en el diseño y gestión de proyectos transformadores mediante la aplicación del Ciclo Comercial Turístico.

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