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La gestión de programas. Un paso más allá de la gestión de proyectos

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23 abril 2012 a las 11:00, por

Puzzle, Ellajphillip. Flickr.

Puzzle, Ellajphillip. Flickr.

La gestión de proyectos, o project management es el conjunto de procesos que debe realizar el responsable de un proyecto para garantizar que el mismo se realiza con el alcance previsto, en el tiempo previsto y dentro del coste planificado.

En el ámbito que nos interesa, un programa por el contrario, es un conjunto de proyectos que tienen un objetivo de negocio común. Los proyectos incluidos en el programa se complementan unos a otros para conseguir un beneficio concreto. La gestión de programas es por lo tanto el conjunto de procesos que garantizan la consecución de estos beneficios.

Esta diferencia hace que el rol del project manager o jefe de proyecto sea distinto al del program manager o director del programa. Mientras el trabajo del jefe de proyecto es básicamente operativo, dirigido a obtener la triple meta (alcance, tiempo y coste) en el ámbito del proyecto, el trabajo del director del programa tiene, además de lo anterior, un componente estratégico, enfocado a la efectividad del programa en el medio plazo. A la consecución real de los beneficios.

A diferencia de los proyectos, que tienen una fecha de inicio y final definida, los programas pueden no tenerla, o tenerla sólo cuando se alcance el objetivo de negocio o se cambie la organización. Los programas tienen un nivel de complejidad mayor que los proyectos, ya que incluyen mayor volumen de recursos, mayor nivel y poder de los stakeholders, más conflictos que manejar y requieren por lo tanto mayor coordinación.

Esto hace que el rol del director del programa necesite de un componente de liderazgo muy superior al director de proyecto. Además de garantizar que los proyectos se ejecutan según lo previsto, tiene que construir una cultura de éxito, y definir las políticas de ejecución de proyectos que permitan conseguirla. Entre otras cosas, tendrá que:

  • Definir las políticas de gestión de proyectos y garantizar su cumplimiento. Deberá establecer un punto intermedio entre la burocracia excesiva y la completa libertad de los jefes de proyectos.
  • En muchos casos, el director del programa tiene a su cargo además determinados procesos de negocio, con lo que deberá establecer el equilibrio necesario entre los procesos de negocio y los nuevos proyectos, permitiendo además que los mismos recursos formen parte de diferentes proyectos y procesos de negocio.

El Director del Programa como último responsable de la consecución de los beneficios, deberá:

  • Crear, manteter y mejorar continuamente una política o cultura de gestión por proyectos.
  • Ser un lider frente a su equipo. El lider está al servicio de su equipo y consigue que éstos le sigan.
  • Definir con claridad los objetivos de negocio, para que todos los integrantes de los proyectos que componen el programa puedan tomar sus decisiones a todos los niveles alineados con dichos objetivos. La claridad es entonces un componente fundamental en el trabajo del program manager.
  • Debe estar continuamente “vendiendo el programa” interna y externamente. Para ello, debe tener capacidades técnicas pero también capacidades de comunicación y de organización y capacidad para desarrollar las relaciones personales a todos los niveles.
  • Debe ser consistente y generar confianza. Debe definir y gestionar las expectativas en relación con el programa tanto internamente como frente a los stakeholders. Saber tomar decisiones a tiempo, aunque no tenga toda la información.

Los planes estratégicos definen con frecuencia planes de acción en forma de programas. Es necesario entender en qué consisten, y definir el rol del director del programa, como aquella persona encargada, no sólo de que los proyectos asociados al programa se ejecuten, sino que además, obtengan el resultado de negocio previsto.

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