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7 “Best Practices” para tener éxito en la gestión de proyectos

1 comentario

3 mayo 2012 a las 11:00, por

Success, de scienceofenergyhealing.com en Pinterest

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Cuando afrontamos un proyecto, ya sea el desarrollo de una nueva web o la implantación de un proyecto estratégico en una gran empresa, la gestión del mismo puede llegar a convertirse en una ardua y desalentadora tarea.

Usar las adecuadas técnicas de Project Management se hace por lo tanto imprescindible para reducir el desaliento y para aumentar las posibilidades de finalizar con éxito cumpliendo con las tres restricciones (presupuesto, alcance y tiempo) y aportando valor a los stakeholders.

En el siguiente post trataremos de describir lo que, siguiendo la clasificación que hace el consultor y formador en Project Management Simon Buehring, son las siete mejores prácticas para ello.

 1. Definir el alcance y objetivos

En primer lugar entendamos los objetivos del proyecto. Si nos contratan como Project Managers para organizar una campaña de ayuda al tercer mundo, nuestro objetivo será recaudar la mayor cantidad de dinero posible. Si lo hacen para desarrollar una estrategia de marketing online para un hotel, nuestros objetivos serán aumentar el número de clientes por este canal, fidelizar a los que ya teníamos, mejorar el posicionamiento, etc. con el fin de aumentar las ventas online.

Tengamos por tanto bien claros y definidos los objetivos reales del proyecto, esto nos ayudará a la planificación del mismo.

Los límites del proyecto vendrán definidos por el alcance. Decidamos qué está dentro y qué esta fuera del proyecto; así determinaremos la cantidad de trabajo que será necesario.

Conozcamos quiénes son los stakeholders y qué esperan obtener; consigamos su apoyo. Una vez tengamos definidos los objetivos y el alcance, sentémonos con ellos para revisarlos y confirmarlos con ellos.

 2. Definir los entregables

Definamos aquello que será entregado con el proyecto. Si por ejemplo nuestro proyecto es una campaña publicitaria para una agencia de viajes, entonces el entregable serán las creatividades de publicidad.

Por tanto decidamos qué material (tangible) será entregado, y documentemos con detalle suficiente dicho material para que pueda ser producido de manera correcta y eficaz por personas distintas.

Los stakeholders deben validar la definición de este material entregable y estar de acuerdo en la precisión escogida.

3. Planificación de Proyectos

Como comentamos en un post anterior, la planificación consiste en realizar una estimación de fases, tareas y tiempo que serán asignados a los recursos disponibles para completar los objetivos de un proyecto cumpliendo con las restricciones previstas.

Definamos qué actividades se requieren para producir los resultados (entregables). Estimemos el tiempo y esfuerzo necesario para cada actividad, establezcamos las dependencias entre actividades y decidamos un calendario realista para su realización. Tengamos en cuenta la opinión del equipo en la estimación de los tiempos de realización de tareas. Establezcamos hitos que indiquen fechas críticas durante el proyecto

Y dejémoslo todo reflejado en el plan del proyecto, para revisarlo con los stakeholders antes de darle el visto bueno.

 4. Comunicación

La comunicación en todas direcciones debe ser fluida. Los planes del proyecto no serán útiles y efectivos a menos que hayan sido comunicados correctamente a todos los participantes en el mismo.

Cada miembro del equipo debe tener claro sus responsabilidades, tareas, etc.

 5. Seguimiento y reporte de los progresos del proyecto

Una vez está el proyecto en marcha se hace absolutamente necesario controlar y comparar el progreso real con el inicialmente planeado. Para ello recibiremos periódicamente los informes de progreso de los miembros del equipo, y en base a ellos registraremos las variaciones en coste, alcance y calendario. Nosotros como Project Managers informaremos a quien nos contrata y ejecutaremos las acciones necesarias en caso de estimarlo oportuno.

La realidad nos muestra que por muy bien planificado que tengamos todos los aspectos susceptibles de planificación, acabaremos siempre con desviaciones y haciendo malabarismos entre coste, alcance y calendario. Por este motivo hablábamos de planificaciones flexibles.

6. Gestión del Cambio

Puede ocurrir que alguno de los stakeholders cambie de opinión acerca de lo que debe ser entregado. Bien sea por el devenir del proyecto, bien por cambios externos; el hecho es que las suposiciones hechas al principio dejan de ser válidas. Esto puede significar que cambien los entregables del proyecto.

Mediante la gestión del cambio, debemos ser capaces de determinar si incorporar o no estos cambios en el proyecto; y en caso afirmativo, determinar si los incorporamos de manera inmediata o en fechas futuras.

Esta gestión aumenta las posibilidades de éxito del proyecto debido a que  controlaremos la forma y tiempo en que los cambios son incorporados además de los recursos correspondientes asignados a los mismos. No gestionar con eficacia los cambios puede ser motivo de fracaso de un proyecto.

 7. Gestión de Riesgo

Ya hemos hablado del factor riesgo en los proyectos y cómo pueden estos afectar negativamente a los proyectos.

Para una correcta gestión del riesgo debemos:

  • Generar conciencia de que existen y de que deben ser gestionados.
  • Alinear e integrar al equipo con respecto a las respuestas al riesgo.
  • Detectar la totalidad de los riesgos (mantenerse alerta).
  • Evaluarlos: clasificarlos y priorizarlos.
  • Tener preparados planes de contingencia.

No gestionar con eficacia los riesgos puede también ser motivo de fracaso de un proyecto.

Como conclusión decir que la adopción estas siete “mejores prácticas” no garantiza el éxito del proyecto, pero aumenta notablemente las oportunidades de conseguirlo. Por el contrario, hacer caso omiso de las mismas si que conducirá inexorablemente al fracaso del mismo.

MindProject

MindProject

Consultoría directiva turística especializada en el diseño y gestión de proyectos transformadores mediante la aplicación del Ciclo Comercial Turístico.

1 comentario 

  1. María 6 noviembre 2012 - 17:18

    Como dueña de hotel, siempre me queda la duda de saber si nos adecuamos a los tiempos que vienen o no….Os recomiendo forramos continuamente para al menos estar al día de cómo dirigir nuestro negocio.
    Yo después de mucho mirar y preguntar, me he decidido por realizar un master online en dirección y gestión de empresas hoteleras. Y lo hago online porque era la única manera de poder llevar el día a día en el hotel con la formación.

    Me he decidido por este: Máster en Dirección y Gestión de Empresas Hoteleras (MDGH), http://www.cesae.es/index.php/12-master-en-direccion-y-gestion-de-empresas/12-master-en-direccion-y-gestion-de-empresas-hoteleras-mdgh-

    La verdad es que estoy muy contenta, pq puedo aplicar todo al día a día de mi negocio, y es lo que quería.

    Espero os sirva.

    saludos,

    María

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