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El ABC de la Gestión de Riesgos en los Proyectos. Parte I

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25 junio 2012 a las 5:00, por

Goal & Achievement

"Goal & Achievement", vía Pinterest.

Veíamos hace algunas semanas una introducción acerca del factor riesgo en los proyectos, presentando los beneficios de realizar una correcta y proactiva gestión de riesgos. Estos beneficios consistirán en una minimización de las amenazas y de un aumento de posibilidades para que las oportunidades ocurran, facilitándonos el cumplimiento de la triple restricción del Project Management.

En el siguiente post presentamos la primera parte de las once reglas básicas para la aplicación exitosa de una Estrategia de Gestión de Riesgos en el Project Management:

1. Convertir la Gestión de Riesgos en parte del proyecto

Si no logramos una completa integración de la gestión de riesgos en nuestro proyecto, no podremos beneficiarnos de todas las ventajas de este planteamiento.

Una práctica habitual consiste en hacer de la Gestión de Riesgos parte de su día a día, incluyéndola en sus reuniones de proyecto e incluso en la formación del personal (generando conciencia en el equipo de que el riesgo existe y debe ser gestionado).

2. Identificación temprana de riesgos

Identificamos los riesgos que están (o pueden estar) presentes en el proyecto, para lo cual necesitaremos ser capaces de visualizar futuros escenarios. Existen dos fuentes principales que nos permiten identificar los riesgos:

  • Las personas: los miembros del equipo o “stakeholders” que a través de sus experiencias personales y conocimientos puedan aportar algo, ayudándonos a identificar trampas y también oportunidades que no debemos dejar escapar.
  • La documentación: los proyectos generan gran cantidad de información de donde podemos identificar riesgos si leemos entre líneas. El “project plan”, el “business case” y la planificación de recursos pueden ser un buen punto de partida.

Mediante la combinación de éstos u otros métodos de identificación más especializado podremos detectar la mayoría (difícil será que no se nos escape alguno) de los riesgos de nuestro proyecto.

3. Comunicación de Riesgos

El fracaso de muchos proyectos muestra que sus Project Managers no fueron conscientes del peligro que les acechaba. Preocupa el hecho de con frecuencia personas de la organización fueron conscientes del peligro, pero no informaron al Project Manager de su existencia. Para que esto no ocurra, debemos prestar atención a la comunicación de los riesgos.

Un buen método consiste en incluir sistemáticamente la comunicación de riesgos entre las tareas que se llevan a cabo. Si tenemos una reunión de equipo, hagamos que los riesgos sean parte del orden del día. Esto mostrará la importancia de los mismos y facilitará un entorno para ponerlos sobre la mesa.

4. Consideremos tanto las amenazas como las oportunidades

Los riesgos del proyecto tienen una connotación negativa: son quienes pueden hacernos fracasar en nuestro proyecto. En la gestión de riesgos actual, también tenemos en cuenta los “riesgos positivos”: las oportunidades de proyecto. Estas no son más que los eventos inesperados que resultan beneficiosos para el proyecto.

Para poder aprovechar las oportunidades, asegurémonos de tener tiempo para hacer frente a las mismas, por poco que sea. Especialmente cuando se presenten oportunidades en las que con una pequeña inversión en tiempo o recursos obtengamos un elevado rendimiento.

5. Aclarar asignaciones

Algunos Project Managers creen que el asunto está resuelto una vez que han creado una lista con los riesgos identificados. Nada más lejos de la realidad. Esa lista no es más que el punto de partida. El siguiente paso es dejar claro quien es el responsable de cada uno de los riesgos. Es el encargado de optimizar dicho riesgo para el proyecto. Así logramos unos resultados muy positivos tanto en la reducción de amenazas como en la gestión de las oportunidades.

Si se produce una amenaza de proyecto, alguien tiene que asumirlo y “pagar la factura”. Parece lógico, pero es un tema que debe estar bien claro antes de que se produzca el riesgo, especialmente si diferentes unidades de negocio, departamentos y/o proveedores están involucrados.

6. Priorización de Riesgos

No podemos tratar a todos los riesgos por igual. Desde luego sería más fácil, pero los resultados no serían todo lo óptimo que deseamos. Algunos riesgos tienen un impacto mayor que otros, por lo que debemos dedicarles más tiempo y atenciones para evitar mayores pérdidas.

Comprobemos si tenemos algún impedimento que pueda hacernos descarrilar. En caso afirmativo, esta es nuestra prioridad número 1. El resto de riesgos serán priorizados en función de criterios específicos para cada proyecto. Los criterios más usados consisten en considerar los efectos de un riesgo y la probabilidad de que este ocurra mediante la matriz de riesgo/probabilidad.

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