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El ABC de la Gestión de Riesgos en los Proyectos. Parte II

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28 junio 2012 a las 5:00, por

risk

Risk, via Pinterest

En el anterior post presentábamos las seis primeras reglas básicas para la correcta aplicación de una Estrategia de Gestión de Riesgos en el Project Management. Hoy finalizaremos el listado con las cinco restantes para cerrar el ABC de la Gestión de Riesgos.

7. Análisis de Riesgos

Comprender la naturaleza de un riesgo es condición previa para poder dar una buena respuesta al mismo. Por lo tanto, invirtamos tiempo en estudiarlos antes de emitir conclusiones.

El análisis del riesgo debe producirse a distintos niveles. Si queremos entender un riesgo a nivel individual, pensemos en los efectos que resultan y las causas que lo producen. Mirando los efectos, podremos describir cuales tendrán lugar inmediatamente después de que el riesgo ocurra, y cuales tendrán lugar con el transcurso del tiempo. Un análisis más detallado podría mostrar el orden de magnitud del efecto clasificado por categorías: coste, tiempo y alcance.

Otro ángulo desde el que mirar los riesgos es enfocarnos en el acontecimiento que precede a que se produzca el riesgo (qué lo causa).

Enumeremos las diferentes causas y circunstancias que aumentan o disminuyen la probabilidad de que se produzcan.

Otro nivel en el análisis de riesgos es investigar el proyecto completo. Cada Project Manager necesita responder las cuestiones habituales acerca del presupuesto total que necesitamos o la fecha en la cual el proyecto finalizará. Si tenemos los riesgos en cuenta, podemos hacer una simulación para mostrar al sponsor del proyecto las probabilidades de que terminemos en una fecha dada.

La información que recopilemos en el análisis de riesgos nos dará una valiosa información del proyecto y las entradas necesarias para encontrar respuestas efectivas para optimizar los riesgos.

8. Planear e implementar las respuestas a los riesgos

La implementación de una respuesta al riesgo es la actividad que realmente aporta valor al proyecto: prevenimos que ocurra una amenaza o minimizamos sus efectos negativos. La ejecución es la clave aquí. Los anteriores puntos nos ayudan a trazar, priorizar y entender los riesgos. Este nos ayudará a hacer un plan de respuesta que se centre en los “big wins”.

Para hacer frente a las riesgos tenemos básicamente tres opciones:

  • Evitarlos: significa que organizaremos nuestro proyecto de forma que no volvamos a encontrar un riesgo nunca más. Puede suponer cambiar un proveedor o adoptar una tecnología diferente o incluso dar por finalizado un proyecto.
  • Minimizarlos: constituye el grupo mayoritario. Podemos actuar sobre las causas que lo producen o sobre los negativos efectos que resultan de ellos. Si hemos realizado el punto anterior, el análisis correctamente, tendremos un amplio abanico de posibilidades de actuación.
  • Aceptarlos: será una buena elección si los efectos sobre el proyecto son mínimos, o si las posibilidades de influir son difíciles, consumen excesivo tiempo o resultan caros. Asegurémonos de que es una elección consciente la aceptación de los riesgos.

Aprovechar las oportunidades son la parte opuesta de las amenazas. En este caso nos centraremos en la identificación de las oportunidades y en su maximización (o ignorarlas en caso de ser insignificantes).

9. Registrar los Riesgos del Proyecto

Mantener un registro de riesgos nos permite ver el progreso y asegurarnos de que no nos olvidemos ningún riesgo. También se convierte en una herramienta perfecta de comunicación para informar a los miembros del equipo y stakeholders de lo que está pasando. Un correcto registro contiene descripción de riesgos, clarifica la asignación de responsabilidades y permite llevar algunos análisis básicos relacionados con causas y efectos.

La mayoría de los Project Managers no son aficionados a las tareas administrativas, pero mantener este registro de riesgos vale la pena, especialmente si su número es muy grande.

Algunos incluso no desean registrar los riesgos porque sienten que esto hace que sea más fácil echarles la culpa en caso de que las cosas vayan mal. Ocurre sin embargo lo contrario: si registramos los riesgos y las respuestas que se han puesto en práctica, creamos un historial que nadie de innegable valor. Incluso si el proyecto descarrila.

10. Seguimiento de Riesgos y tareas asociadas

El registro de riesgos creado en el punto anterior nos ayudará a realizar un seguimiento de los riesgos y sus tareas asociadas. Este seguimiento de tareas es un trabajo a realizar día a día para el Project Manager. Integrar las tareas de asociadas al riesgo en la rutina diaria es la solución más fácil.

El seguimiento de riesgos difiere del rastreo de riesgos. Se centra en la situación actual de los mismos. ¿Cuáles tienen más posibilidades de suceder? ¿Ha variado su importancia relativa? La respuesta a estas cuestiones ayudará a prestar atención a los riesgos que más importan para el valor del proyecto.

11. Adopción del método Kaizen

Consiste en medir los efectos de la esfuerzos realizados en la Gestión de Riesgos con el fin de ir incorporando constantes mejoras para hacerlo aún mejor.

Las once reglas mencionadas en este y el anterior post nos dan unas pautas acerca de cómo implementar la Gestión de Riesgos en nuestros proyectos, y de esta forma tengamos las mayores opciones posibles de finalizar con éxito los mismos: dentro del plazo, sin salirnos del presupuesto y logrando el alcance o calidad que el sponsor demanda. ¡Así que no dudemos en aplicarlas a rajatabla!

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