10 règles pour bien planifier un voyage en groupe

Organiser un voyage de groupe peut sembler délicat. Cependant, que vous soyez un planificateur de dernière minute ou un planificateur ultra organisé, nos 10 conseils peuvent faciliter énormément l’élaboration du plan de voyage pour que tout se déroule avec succès.

Voici comment être sûr d’avoir un voyage de groupe réalisé avec un sans faute.

1. Commencez tôt

Dès que vous et vos amis décidez de partir en voyage ensemble, commencez à planifier. Ne laissez pas l’idée traîner ou vous risquez de tout réserver à la dernière minute et de manquer les bonnes affaires pour les vols ou l’hébergement.

2. Établissez un budget commun

Une fois que vous savez ce que vos amis peuvent dépenser, songez à mettre de l’argent en commun en cotisant. Après, il faut se mettre d’accord sur un montant fixe de tout le monde pour le voyage. Le planificateur du groupe peut utiliser cet argent pour payer les repas, l’hébergement, le transport, les boissons et plus encore pendant que vous êtes en vacances. S’il reste de l’argent à la fin, divisez-le ou faites que le dernier jour soit la plus inoubliable!

3. Soyez démocratique

À moins que vous n’ayez l’intention d’organiser un voyage d’anniversaire ou inaugural (où la personne d’honneur devrait avoir le plus de voix au chapitre), tous les membres du groupe devraient avoir une voix égale pendant le voyage. Cela signifie que tout le monde a droit à un vote sur la destination, les dates et les lieux d’hébergement. Lorsque vous choisissez le lit ou la chambre, choisissez de tirer à la courte paille pour que les choses soient équitables (et pour que personne ne soit exclu).

4. Demandez à chacun de réserver son propre vol

Même s’il est agréable d’avoir tout le monde à l’atterrissage en même temps, il devrait être de la responsabilité de chacun de réserver son propre vol. Cela permet de minimiser les erreurs de réservation coûteuses et d’éviter la redoutée conversation de l’emprunt comme  » je serai payé vendredi prochain « . 

5. Faites des réservations pour le dîner

Alors que le petit-déjeuner et le déjeuner peuvent être faits à la volée, faites vos réservations pour le dîner à l’avance, surtout si vous avez un grand groupe. De cette façon, vous êtes sûr que le dîner sera servi à la bonne heure chaque soir. Faute de quoi, vous allez devoir chercher un resto en ville à la dernière minute avec une attente à se tirer les cheveux.

6. Décidez comment vous allez vous déplacer

Est ce que vous allez voyager en location ? Avez-vous besoin d’un permis international ? Qui conduira ? Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que tout le monde soit sur la même longueur d’onde lorsqu’il s’agira de prendre les transports en commun ou autres moyens. Certains ne voudront peut-être pas payer plus cher tandis que d’autres ne seront pas à l’aise dans certaines conditions de transport. De cette façon, vous pouvez déterminer s’il est plus économique d’embaucher un chauffeur ou de compter sur les options de transport local.

7. N’utilisez pas vos téléphones à table

Faites un pacte avec votre groupe pour que pendant que vous mangez ensemble, les téléphones restent hors de vue. Profitez de ce voyage pour créer des liens et apprendre à vous connaître à un niveau plus profond, pas pour accumuler de faux points Internet. Vous voudrez peut-être même établir une règle : au dîner, tous les mobiles vont au milieu de la table. Le premier à s’emparer du sien doit acheter une tournée.

8. Ne vous encombrez pas

C’est particulièrement vrai si vous sautez d’une destination à l’autre. Partir léger vous permettra d’économiser du temps de transit (pas de réclamation de bagages), d’éviter les frais auprès de nombreuses compagnies aériennes et de réduire votre stress. Vous n’aurez pas besoin de transporter plusieurs valises, pas besoin de commander des taxis séparés juste pour ranger toutes vos affaires. Ce qui permettra d’apprécier pleinement le voyage.

9. N’abandonnez pas le groupe (sortir du plan de groupe établi)

Si vous faites le voyage c’est pour passer du temps avec le groupe. Néanmoins, si vous êtes du genre à errer vers d’autres genres d’endroits, optez pour des applications comme Glympse et Google Trusted. Ces dernières vous permettront de partager votre position avec le groupe afin qu’il puisse vous suivre et vous rejoindre si besoin.

10. N’oubliez pas de remercier l’organisateur

Votre ami s’est chargé de coordonner ce voyage ? N’oubliez pas de le remercier. Montrez votre appréciation pour l’effort en lui achetant un cocktail fantaisiste ou en lui offrant un souvenir spécial.

Si la planification peut être compliqué, peut-être qu’après avoir lu ces lignes vous aurez trouvé la motivation nécessaire pour en discuter avec vos amis et d’organiser le voyage.